Documento de control de transporte de mercancías

El transporte por carretera es uno de los medios más importantes en la actualidad, pues permite la entrega final de la mercancía, además de recorrer grandes distancias con un coste ajustado.

Para controlar todo lo que ocurre durante un proceso de transporte de mercancías por carretera, el documento de control juega un papel fundamental, ya que garantiza el origen y destino de los productos. Se trata de un trámite muy valioso que afecta al cargador y al transportista y cuyo incumplimiento ocasiona una sanción o multa.

Qué es el documento de control de transporte de mercancías

La Orden FOM/2861/2012 establece las normas de control de la carga en el transporte de mercancías por carretera, y se refiere a la utilización del documento de control de transporte de mercancías en España. Este documento obligatorio está diseñado para llevar un registro de la mercancía y garantizar su trazabilidad durante todo su ciclo de vida, certificando quién la envía y la recibe.

El documento de control de transporte de mercancías se emplea para el transporte por carretera y contiene información sobre la mercancía transportada, el vehículo y los participantes en el proceso logístico. El documento se emite tanto por el cargador como por el transportista, y debe acompañar a la mercancía durante todo el trayecto. El objetivo principal es facilitar el control, la inspección y el cumplimiento de las normativas de transporte y aduanas.

La información incluida en este documento puede variar, pero generalmente contiene:

• Datos del cargador y del consignatario. Nombres, NIF/CIF, direcciones y detalles de contacto.
• Descripción de la mercancía. Detalles sobre la naturaleza de la carga, como tipo de mercancía, cantidad, peso, dimensiones, valor declarado, etc.
• Datos del transportista. Información sobre la empresa de transporte, vehículo y conductor encargado de la entrega.
• Ruta y lugar de entrega. Detalles sobre el itinerario previsto y los puntos de origen y entrega.
• Información del vehículo. Matrícula del vehículo y de los posibles remolques.
• Firma y sello. Tanto del cargador como del transportista para confirmar el acuerdo y la recepción de la mercancía.
• Cambios en el transporte. Si se realiza algún cambio de vehículo durante el proceso de transporte, esta circunstancia debe quedar correctamente registrada en el documento.
• Otra información. También se puede incluir cualquier otra información relevante sobre el transporte o la mercancía que los intervinientes en el contrato consideren (como observaciones, referencias, reservas…).

Por otra parte las empresas que transportan alimentos por carretera deben tener un registro  sanitario según el el Real Decreto 191/2011 que se gestiona a través de la Agencia Española de Consumo, Seguridad Alimentaria y Nutrición del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad (AECOSAN),

Emisión y número de ejemplares del documento de control

La orden que fija la obligatoriedad de este documento indica que es necesario emitir dos ejemplares del mismo. Uno de ellos se quedará en poder del cargador contractual, mientras que el otro debe estar en poder del propio transportista, que tendrá la obligación de llevarlo a bordo del vehículo durante todo el trayecto que conlleve el proceso de transporte y entrega.

Conservación del documento de control

La orden también fija en un año el tiempo mínimo que deben conservar el documento de control de transporte de mercancías los dos sujetos obligados. El formato de conservación puede ser cualquiera, dando preferencia al soporte digital si es posible.

Para qué sirve este documento y cuándo no es necesario

La principal función es la de efectuar un control documental que certifique el envío y recepción de la mercancía cuando se realiza un transporte por carretera. Su carácter bilateral, que obliga a su cumplimiento por el transportista y el cargador del contrato, es clave para garantizar el mayor control de todo el proceso de transporte por carretera.

Otras funciones clave que tiene el documento de control de transporte de mercancías por carretera son:

• Controlar que se cumpla con las obligaciones contractuales contraídas en el contrato de transporte.
• Permitir que el proceso de entrega se realice de forma eficiente (garantía del desembarque).
• Validar el valor de las mercancías que se envían o reciben.

Quién está obligado a documentar los envíos

Según recoge la Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre, están obligados a emitir el documento de control en formato digital:

1. Transportista efectivo

Se trata de la persona (física o jurídica) que es titular de la autorización para hacer el transporte de la mercancía desde el punto de origen hasta el punto de destino, es decir, la empresa que se encarga de todo el proceso de transporte, bien sea una agencia especializada o la propia empresa que lo asuma.

2. Cargador contractual

Es la persona (física o jurídica) que firma el contrato con el transportista para realizar el envío desde el punto de origen hacia su destino final.

El documento de control juega un papel fundamental en la cadena de suministros a nivel nacional, pues se trata de un documento obligatorio normativamente que permite garantizar la trazabilidad de cualquier envío por este medio de transporte.

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