Workflow: qué es y cómo implementarlo en la gestión de transporte 

Con una buena gestión del workflow, las empresas son más productivas y rentables, independientemente de su tamaño o del sector en el que operen. El flujo de trabajo en la gestión de transporte debe ser una prioridad para todo negocio que quiera abaratar los costes de su flota de vehículos, a la vez que mejora su servicio de distribución y entrega.

A continuación, veremos qué es un workflow, por qué es importante implementarlo y cómo debe realizarse para una buena gestión de la logística y transporte.

Qué es un workflow

Un workflow o flujo de trabajo engloba una serie de tareas de manera sistemática y secuencial para lograr un objetivo específico dentro de un proceso de trabajo.

Los workflow se utilizan para optimizar y organizar las actividades laborales, con el objetivo de que se realicen de forma más eficiente y rentable.

Cuáles son las ventajas de contar con un workflow

Son muchos los beneficios que obtienen las empresas que implementan flujos de trabajo para la gestión de sus procesos y tareas. Veamos algunas de estas ventajas interesantes de contar con un workflow:

Agilizar el funcionamiento de la empresa

Con un buen sistema de gestión de workflow, la empresa podrá optimizar sus procesos y tareas, mejorando los ya existentes, eliminando los que no son rentables, e implementado aquellos que eleven el nivel competitivo y de rentabilidad del negocio.

Las empresas que apuestan por software para mejorar su workflow ven como son más ágiles y eficientes, reduciendo los tiempos necesarios para concluir las principales tareas (lo que incrementa la rentabilidad y productividad).

Reducir costes

Otra de las grandes ventajas de contar con un buen sistema para gestionar los flujos de trabajo es que se consigue tener un mayor control de los recursos disponibles.

Disponer de un control de workflow hará que la empresa pueda reducir sus costes en muchos aspectos (disminución de errores, acelerar los tiempos de tareas y procesos, reducir gastos en personal y en consumo energético, minimizar averías e incidencias…).

Facilitar el trabajo de los empleados

Con una buena definición y gestión de flujos de trabajo, los empleados dispondrán de una información valiosa para poder realizar sus tareas habituales. Es la mejor forma de implementar un sistema de trabajo colaborativo donde la información ayuda a que cada trabajador conozca cuáles son sus funciones, evitando solapar tareas y consiguiendo que el negocio sea más eficiente, rentable y competitivo.

Además, estos sistemas ayudan a mejorar el día a día de los trabajadores, elevando su motivación, productividad y confianza en la empresa.

Mejorar la toma de decisiones

Al disponer de un workflow la empresa tendrá un conocimiento preciso y en tiempo real de todo lo que sucede en su negocio, por lo que el proceso de toma de decisiones a todos los niveles se realizará de forma más rápida y eficiente.

Esto es fundamental para realizar mejores inversiones, aprovechar oportunidades y tendencias del mercado, y en definitiva, para garantizar el crecimiento del negocio.

Cómo implementar un workflow en la gestión de flotas de transporte

La mejor forma de gestionar el transporte de una empresa es utilizando una solución específica como Gesruta, que permite automatizar y optimizar procesos clave. Veamos cómo podemos implementar un flujo de trabajo para mejorar la gestión de flotas de transporte de una empresa:

Seleccionar un software adecuado

Es imprescindible contar con una solución informática moderna y especializada en el sector transportes para poder mejorar la gestión de flotas de transporte mediante flujos de trabajo. Este tipo de aplicaciones proporcionan funcionalidad y características específicas que mejoran la gestión del tiempo y tareas, como la optimización de rutas, el control de averías, la gestión del mantenimiento de los vehículos, el control del combustible…

Conocer los principales procesos y tareas

Para poder optimizar los flujos de trabajo es necesario conocer previamente todas las tareas y procesos relacionados con la logística y transporte que realiza la empresa. De esta forma se podrán tomar mejores decisiones a la hora de fijar los workflow adecuados que agilicen el funcionamiento del negocio.

Dar una formación específica al personal

Para que la gestión del workflow sea un éxito es imprescindible que los trabajadores de la empresa se impliquen y sepan funcionar dentro de los estándares que se van a implementar. Para lograrlo, ofrecer una formación específica, como por ejemplo, en el uso del software de gestión seleccionado, es la mejor alternativa.

Facilitar la integración

Es importante que se apueste por una solución capaz de integrar todos los datos que maneja la empresa en una única base de datos. Con esta centralización se conseguirá un mejor análisis y distribución de la información.

Además, el software para gestión de workflow debe ser capaz de integrarse con otras soluciones que ya se estén utilizando, como pueden ser hojas de cálculo, programas ERP…

Hemos visto qué es workflow, cuál es su importancia a nivel empresarial y cómo debe implementarse para mejorar la gestión de la logística y transporte. La automatización del flujo de trabajo es una tarea muy importante para lograr que las empresas puedan crecer y ser más rentables, en un entorno tan competitivo y exigente como el mercado actual.