Qué es una orden de carga en el transporte de mercancías

La eficiencia y la organización son dos aspectos fundamentales para garantizar que, durante el transporte de mercancías, los productos lleguen a su destino de manera oportuna y segura. Una herramienta esencial en este proceso es la orden de carga, un documento en el que se especifica todo el trabajo a realizar por el transportista.

Qué es una orden de carga 

Una orden de carga es, en esencia, un contrato de transporte de mercancías entre el remitente (la persona que envía la mercancía) y el transportista (quien la llevará al destino final), donde se formalizan los términos y condiciones de la entrega de mercancías.

Esta orden es emitida por el remitente para autorizar el transporte de la mercancía y actúa como prueba del acuerdo entre ambas partes.

Elementos de una orden de carga

No existe un formato universal para las órdenes de carga, de modo que cada empresa puede crear su propio diseño. Sin embargo, es esencial que todos estos documentos contengan cierta información básica para evitar cualquier tipo de malentendido o problemas durante el transporte.

Estos son algunos de los elementos clave que una orden de carga debe incluir:

• Información de contacto: se incluye nombre y dirección del remitente, nombre y dirección del destinatario y los datos de contacto de la empresa transportista.
• Descripción de la mercancía: especificaciones detalladas sobre la mercancía a transportar, incluyendo cantidad, peso, dimensiones y tipo (por ejemplo, si se trata de mercancía peligrosa o perecedera).
• Condiciones de transporte: la fecha de carga y la fecha de entrega esperada.
• Instrucciones especiales para el manejo de la mercancía, si las hubiera.
• Valor de la mercancía: el valor declarado de la mercancía, que es crucial para temas de seguro y responsabilidad en caso de pérdida o daño.
• Términos y condiciones: los términos legales y condiciones del contrato, incluyendo responsabilidades y obligaciones tanto del remitente como del transportista.
• Firma y fecha: firma del remitente, transportista y cualquier otra parte involucrada, junto con la fecha de emisión.

Cómo emitir una orden de carga

Emitir una orden de carga es un proceso importante que debe realizarse con cuidado y precisión. Como explicamos anteriormente, la responsabilidad de crear este documento recae en la empresa que tiene la mercancía a transportar. Por lo general, esto se efectúa utilizando programas específicos de transporte o de forma manual.

Estos son los pasos a seguir para emitir una orden de carga efectiva:

Recopilar información

Antes de proceder a rellenar la orden de carga, es necesario reunir todos los detalles sobre la mercancía, el remitente, el destinatario y las condiciones de transporte.

Utiliza un software de transporte

Aunque se puede rellenar de manera manual, lo más recomendable es emplear un software de transporte para generar una orden de carga de manera rápida y precisa. Estas herramientas simplifican el proceso, reducen errores y permiten un seguimiento en tiempo real.

En Gesruta, ponemos a tu disposición nuestro software de transporte moderno y avanzado para que puedas automatizar y mejorar estas tareas fundamentales de logística y transporte en tu empresa.

Rellena la orden con precisión

Añade toda la información recopilada en la orden de carga, asegurándote de que todos los datos sean correctos y estén actualizados.

Verificación y firma

Antes de la carga, verifica nuevamente que todos los datos sean precisos. Luego, solicita la firma del remitente y del transportista en la orden de carga como confirmación del acuerdo.

Entrega de copias

Proporciona copias de la orden de carga al remitente, al destinatario y al transportista para que todos tengan una documentación válida del acuerdo.

Seguimiento

Si utilizas el software de transporte que ofrecemos en Gesruta podrás rastrear el progreso del envío en tiempo real y asegurarte de que se cumplan las condiciones acordadas.

Ventajas de utilizar un software de transporte para emitir y gestionar las órdenes de carga

El uso de un software de transporte para la emisión de órdenes de carga ofrece las siguientes ventajas:

• Automatización: los software de transporte permiten automatizar la creación de órdenes de carga, reduciendo errores humanos y agilizando el proceso.
• Rastreo en tiempo real: facilitan el seguimiento de las mercancías en tiempo real, lo que mejora la visibilidad y permite tomar decisiones informadas
• Almacenamiento seguro: los documentos se almacenan de forma segura en la nube, evitando pérdidas o daños.
• Comunicación eficiente: Facilitan la comunicación entre todas las partes involucradas, lo que reduce la posibilidad de malentendidos y problemas.
• Cumplimiento normativo: los programas de transporte y logística ayudan a cumplir con regulaciones y normativas del transporte de mercancías, lo que evita problemas legales.

En resumen, una orden de carga es un elemento esencial en el transporte de mercancías, garantizando un acuerdo claro y detallado entre el remitente y el transportista. Emitirla de manera adecuada es crucial, y la utilización de software de transporte, como el que te ofrecemos en Gesruta, puede hacer que este proceso sea mucho más eficiente, rápido y sencillo.